Voorkom dat je met onbetaalde facturen blijft zitten
12 juli 2022 
in Incasso

Voorkom dat je met onbetaalde facturen blijft zitten

Er zijn helaas nog steeds zelfstandigen die zien dat de betalingstermijn van hun facturen structureel wordt overschreden of zelfs onbetaald blijven. 

In dit artikel geven we je tips over wat je als zelfstandige kunt doen om dit te voorkomen. De tips zijn preventief van aard, want tenslotte is voorkomen beter dan genezen. In een ander artikel ‘Hoe krijg je je onbetaalde facturen toch betaald’ geven we je tips die erop gericht zijn om toch nog iets terug te zien van je onbetaalde facturen.

We geven acht tips die in een willekeurige volgorde zijn beschreven.

  1. Vraag andere zelfstandigen naar hun ervaringen
    Vraag aan zelfstandigen die bij dezelfde klant werken of hebben gewerkt naar hun ervaringen. Je kunt ook een klein onderzoekje doen door te Googlen op klachten, betalingsachterstanden of financiële problemen met de naam van het bedrijf. Zijn er signalen te vinden die daar betrekking op hebben wees dan terughoudend en confronteer het bedrijf hiermee. Ben je niet overtuigd dan kun je beter zakendoen met een andere klant.

  2. Vraag de jaarrekening op 
    De meeste bedrijven zijn door hun rechtsvorm wettelijk verplicht om jaarlijks hun jaarrekening bij de Kamer van Koophandel te deponeren. Deze jaarrekeningen kun je eenvoudig opvragen, waardoor je veel te weten komt over de onderneming. Mocht je nog in de race zijn voor een mooie opdracht dan kan die kennis je zeker helpen om verder te komen. Je komt er namelijk achter wie in het bestuur zit, hoe de organisatie is opgebouwd en je krijgt inzicht in cijfers, dus zeker de moeite waard. De laatste jaarrekening geeft niet de actuele situatie weer, omdat de gepubliceerde cijfers en informatie doorgaans betrekking hebben op het voorgaande jaar, maar de solvabiliteit van het bedrijf kan een goede indicatie geven of een bedrijf aan haar financiële verplichtingen kan voldoen. Dit houdt in dat er voldoende eigen vermogen aanwezig is ten opzichte van het totale vermogen. Gangbaar is dat 30% van het totale vermogen eigen vermogen is. Er zijn overigens ook bedrijven die de jaarrekening klaar hebben liggen en bereid zijn je inzage te geven, een toelichting te geven of zelfs aan je mee te geven. Het zegt veel over het bedrijf als dit goed geregeld is.

  3. Maak goede afspraken over de betalingstermijn
    Door de betalingstermijn terug te brengen van bijvoorbeeld 30 naar 14 dagen verklein je het financiële risico. Zeker als je op basis van uren werkt, want het aantal uren dat je hebt gewerkt - in geval van non-betaling van je factuur – is namelijk kleiner dan bij een betalingstermijn van 30 dagen. Sommige bedrijven hanteren zelfs een betalingstermijn van 60 dagen. Accepteer een dergelijk betalingstermijn niet en onderhandel over de termijn.

  4. Vraag meer zekerheid over de betaling facturen
    Vraag (gedeeltelijke of algehele) betaling vooraf op basis van een inschatting en verreken achteraf. Op deze manier beperk je de eventuele financiële schade aanzienlijk. Je kunt ook een boete bedingen in het contract voor elke dag dat de factuur te laat betaald wordt. Ondanks dat dit geen garantie is maakt deze afspraak het onaantrekkelijk voor een bedrijf om jouw facturen te laat te betalen.

  5.  Is het bedrijf onderdeel van een grote onderneming
    Bedrijven die onderdeel zijn van een beursgenoteerde onderneming of een groot concern, hebben over het algemeen een sterk eigen vermogen en zijn gebonden aan strikte regels en publiceren hun cijfers doorgaans elk kwartaal. Bovendien zijn ze gevoeliger voor slechte publiciteit en dus gebaat bij het nakomen van de gemaakte afspraken.

  6. Reageer direct op eerste signalen en wacht niet af
    Ontvang je signalen dat er mogelijk iets aan de hand is, zoals facturen die niet binnen de afgesproken betalingstermijn worden betaald of doen geruchten de ronde over financiële problemen bij het bedrijf, doe er dan direct wat mee. Neem contact op met het bedrijf en vraag om uitleg of vraag ze naar deze geruchten. Trek niet overhaast conclusies want er hoeft niets aan de hand te zijn. Krijg je geen bevredigend antwoord of vertrouw je het bedrijf niet meer, bekijk dan hoe je het risico kunt verkleinen. Je kunt bijvoorbeeld het werk of de leveringen stoppen om druk op het bedrijf te leggen om zo de betalingen te voldoen.

  7. Beoordeel de kredietwaardigheid van het bedrijf
    Dit gaat misschien wat ver, maar als je erg twijfelt en meer zekerheid wilt hebben dan kun je de kredietwaardigheid van een bedrijf opvragen. Er zijn verschillende bureaus die zich met het checken van de kredietwaardigheid van bedrijven bezighouden. Bekende zijn Dun & Bradstreet, Graydon en Creditsafe. Bij de meeste bureaus kun je met een proefaccount starten en gratis een rapport ter kennismaking opvragen.

  8. Besteed je vorderingen uit
    Als je liever geen financiële risico’s wilt lopen dan kun je de vorderingen uitbesteden aan een factoringsbedrijf. Een factoringsbedrijf neemt je facturen over. De facturen worden dan doorgaans binnen 24 uur door het factoringsbedrijf aan jou betaald en het factoringsbedrijf neemt feitelijk daarmee je vordering en risico over. Zij innen de facturen vervolgens die zijn overgenomen bij je klanten. Daar staan natuurlijk wel kosten tegenover, meestal een percentage van het factuurbedrag. Bekende bureaus voor zelfstandigen zijn FreelanceFactoring en FactuurVoldaan. Het kost je een klein percentage van je omzet, maar dan heb je daar geen zorgen meer over. Laat je goed informeren over de kosten en voorwaarden.

    Voorkomen is beter dan genezen
    Let dus goed op met welk bedrijf je in zee gaat, want voorkomen is beter dan genezen.