Veel startende zelfstandigen gebruiken Microsoft Word en Excel voor het maken van facturen of als het gaat om de Apple variant Pages en Numbers. Dat is op het eerste gezicht ook een voor de hand liggende keuze, omdat deze programma’s vaak toch al in gebruik zijn. Je hoeft dan ook geen extra kosten te maken en dat is best aantrekkelijk.
We hebben een vijftal argumenten op een rij gezet waarom het gebruik van deze programma’s niet is aan te bevelen.
- Tijd is geld
Een factuur maken in een van deze programma’s lijkt eenvoudig, maar er moeten heel wat handelingen worden verricht. Bedenk dat je steeds alle gegevens op de factuur moet aanpassen, zoals de klantgegevens, factuurnummer, datum, factuurregelomschrijving en de bedragen. Vervolgens moet je het bestand ook omzetten naar het PDF-formaat om de factuur per e-mail naar je opdrachtgever te kunnen sturen. Als je op basis van uren werkt moet je in veel gevallen ook een urenstaat meesturen. Al deze handelingen kosten bij elkaar veel tijd en daarmee ook geld. - Fouten zijn snel gemaakt
Al de eerdergenoemde handelingen hebben als nadeel dat je fouten maakt. Een factuurnummer vergeten aan te passen of een oude datum laten staan laat geen professionele indruk bij je opdrachtgever achter, maar veel erger is als je een verkeerd bedrag factureert. In dat geval is dat ook niet efficiënt, want je moet een factuur weer corrigeren door een credit- én een nieuwe debetfactuur te maken. Dit kost extra tijd en je factuur wordt bovendien later betaald. - Beperkt inzicht in de voortgang
Je hebt geen direct inzicht in de ontwikkeling van je omzet, kosten, resultaat, gewerkte uren en openstaande facturen. Om dit inzichtelijk te maken zul je dit regelmatig handmatig op een rij moeten zetten en dat kost weer tijd. Gebruik je een goed facturatieprogramma dan heb je direct inzicht in de laatste stand van zaken en met een druk op de knop stuur je een herinnering aan je opdrachtgever als de betalingstermijn van je factuur is overschreden. - Veiligheidsrisico’s
De meeste mensen slaan hun bestanden nog steeds op hun eigen computer op. Het is dan de vraag of je voldoende beveiligd bent tegen virussen en hackers. Het is daarom ook van belang dat je regelmatig back-ups maakt. Het zou immers dramatisch zijn als je al die gegevens kwijtraakt met alle gevolgen van dien. Bij de meeste SaaS (Software as a Service) leveranciers is dit allemaal goed geregeld. - Last but not least: Maak een professionele indruk
Als zelfstandige ben je een professional en goed in je vak en daarom krijg je opdrachten. Je bent echter ook een ondernemer en zul je als ondernemer ook op andere gebieden professioneel willen overkomen. Daarnaast stelt de Belastingdienst bepaalde eisen aan een factuur. Daar hoort een goed facturatieprogramma echt bij.
