In dit artikel geven we je tips over wat je als zelfstandige kunt doen om je onbetaalde facturen te innen. Natuurlijk is het beter dat je probeert te voorkomen dat je met een berg onbetaalde facturen wordt geconfronteerd. Lees onze tips in een ander artikel ‘Voorkom dat je facturen te laat of niet worden betaald’.
In dit geval is er al financiële achterstand of schade opgelopen en kun je alleen maar achteraf proberen te redden wat er te redden valt. We hebben een aantal stappen voor je op een rij gezet.
Stap 1
Stuur tijdig een betalingsherinnering, wanneer de betalingstermijn is overschreden. Vermeld in elk geval in de betalingsherinnering het factuurbedrag, de betalingstermijn van de factuur en de datum, het aantal dagen dat de betalingstermijn is overschreden en je bankrekening. Stuur zo nodig een kopie van de factuur of facturen mee.
Stap 2
Als na een redelijke termijn van 5 tot 7 dagen nog geen betaling is ontvangen en verder ook geen reactie is gekomen, stuur dan een aanmaning. Een aanmaning is vergelijkbaar met een betalingsherinnering, maar wordt de klant dringender verzocht om tot betaling over te gaan en wordt daarbij aangegeven dat bij het uitblijven van betaling het verschuldigde bedrag met wettelijke rente en incassokosten zal worden verhoogd.
Stap 3
Als de klant na ontvangst van een aanmaning, wederom met inachtneming van een redelijke termijn, nog steeds niet heeft betaald of heeft gereageerd dan kun je overwegen, afhankelijk van de hoogte van de vordering, een incassobureau in te schakelen. Een te klein bedrag is vaak niet interessant om aan een incassobureau uit te besteden. Neem contact op met een betrouwbaar incassobureau met de beste voorwaarden voor jou.
Stap 4
Stop meteen je werkzaamheden en/of staak de leveringen voor deze klant voordat de bedragen te hoog oplopen.
Aanbeveling: Een tussenstap
Bovenstaande is de gebruikelijke procedure als je facturen onbetaald blijven, echter adviseren we je na stap 1 meteen in gesprek te gaan met je opdrachtgever. Je opdrachtgever hoeft tenslotte niet op de hoogte te zijn van eventuele betalingsachterstanden en heeft er ook geen baat bij als je stopt met werken of als je leveringen staakt. De opdrachtgever kan dan in gesprek gaan met de desbetreffende afdeling die verantwoordelijk is voor de betaling van je facturen. Als je geen bevredigende antwoorden krijgt en je vertrouwt het niet meer dan weet je al snel dat je op je hoede moet zijn en kun je de gebruikelijke procedure alsnog vervolgen of kun je het besluit nemen om meteen je werkzaamheden neer te leggen en/of de leveringen te staken totdat al je facturen zijn betaald. Het persoonlijke gesprek aangaan werkt naar ons idee nog steeds het beste.
We hebben getracht je met deze stappen te helpen om je onbetaalde facturen alsnog te innen.
