Veelgestelde vragen

FAQ ZP-desk

Voor wie is ZP-desk geschikt?

ZP-desk is geschikt voor Zelfstandige Professionals die hun kennis en ervaring verhuren aan opdrachtgevers op basis van een vooraf afgesproken uurtarief. Daarnaast faciliteert ZP-desk ook het zogenaamde doorlenen van andere zelfstandigen die via jou bij je opdrachtgever(s) werken.

De plusversie is ook voor doorlenen ontwikkeld. Is doorlenen hetzelfde als bemiddelen?

Er is een verschil tussen tussen het bemiddelen en doorlenen van zelfstandige professionals. In het geval van doorlenen stuur je een factuur (meestal met een opslag) aan je opdrachtgever voor de gewerkte uren van een andere zelfstandige professional die je voor je opdrachtgever hebt gevonden en geregeld. Je huurt dus zelf een zelfstandige in die je doorleent aan je opdrachtgever.

Als je bemiddelt dan stuur je een factuur voor alleen het bemiddelen van een andere zelfstandige professional aan je opdrachtgever. De zelfstandige die je hebt geregeld stuurt vervolgens zelf rechtsreeks een factuur aan de opdrachtgever voor zijn gewerkte uren.

Hoe werkt ZP-desk?

1. Ga naar https://app.zp-desk.nl en maak een account aan.
2. Selecteer menuoptie Contracten en maak een nieuw contract aan. Zorg dat je alle tabbladen invult.
3. Selecteer menuoptie Tijdregistratie/Uren invoeren.

Als alle uren zijn geschreven en je bent gereed om te factureren dan kun je de uren zelf goedkeuren of door de klant laten goedkeuren via menuoptie Tijdregistratie/Uren goedkeuren (optioneel) en de facturen verzenden via menuoptie Facturen/facturen verzenden.

Ik wil dat mijn factuurnummer niet bij 1 start. Is dat mogelijk?

Ja dat is mogelijk. Je kunt via instellingen (rechtsboven het poppetje aanklikken en dan naar instellingen) naar "Eerste factuurnummer". Je kunt daar je eerste volgnummer kiezen. Kies daar het laatste nummer van je huidige administratie. ZP-desk zal de volgende factuur aanmaken met dat nummer. Het is op die plek overigens ook mogelijk om een opmaak in te stellen voor het factuurnummer. Bijvoorbeeld F2021-03-51 (F{Jaar}-{Maand}-{volgnummer})

Welke mogelijkheden biedt ZP-desk voor de layout van de factuur?

Je bent volledig vrij om de layout precies naar wens na te maken. Je beschikt met ZP-desk over een drag-and-drop layout. Je krijgt als het ware een digitaal A4 formulier voor je, waarop je de elementen kunt verslepen totdat ze goed staan. Je hebt de keuze om een afbeelding, tekstvak met opmaak, QR code of een rechthoek toe te voegen. Je kunt hiermee praktisch alle layouts nabouwen.

Waar kan ik mijn basisinstellingen opmaken, zoals aanmaningsteksten?

Ga hiervoor naar instellingen (rechtsboven het poppetje aanklikken en dan naar instellingen). Hier zie je de opties om je basis in te richten.

Ik moet van mijn opdrachtgever een urenstaat meesturen. Hoe gaat dat in zijn werk?

Bij het verzenden van je factuur biedt ZP-desk je de keuze om de urenstaat automatisch mee te sturen. De ontvanger krijgt dan in de bijlage naast de factuur ook een PDF-bestand met de urenspecificatie. De layout van de urenstaat kun je ook aanpassen.

Kan ik een standaard tekst instellen voor e-mail die verzonden wordt met de factuur?

Ja, dat kan. Bij instellingen kun je de templates aanpassen voor zowel de e-mail voor de factuur als de e-mail voor de betalingsherinnering.

Kan ik ook een factuur opstellen en versturen zonder eerst uren geschreven te hebben?

Ja, dat kan. Hoewel ZP-desk gemaakt is om gemakkelijk een factuur te sturen op basis van geschreven uren, is het ook mogelijk om een factuur los daarvan op te maken en te versturen via Facturen verzenden/Nieuwe factuur aanmaken. Je kunt dan met de + voor de factuurregel handmatig factuurregels toevoegen en met het potloodje voor de factuurregel ook weer wijzigen.

Is het mogelijk ook factuurregels handmatig toe te voegen?

Ja, dat is mogelijk door op de + onder de laatste factuuregel te klikken. Je kunt dan handmatig een nieuwe factuurregel toevoegen.

Ik wil graag een bijlage meesturen met de factuur. Kan dat?

Ja, je kunt meerdere bijlagen met de factuur mee te sturen. Als je de factuur definitief maakt dan krijg je de mogelijkheid om bijlagen mee te sturen.

Is er ook een App versie van ZP-desk?

Nee, maar op termijn maken we het mogelijk dat je de urenregistratie van ZP-desk in de App Store (iOS) en de Google Play Store (Android) kunt downloaden en gewerkte uren en gereden kilometers eenvoudig via de App kunt bijhouden.

Kan ik voor dezelfde klant per persoon een aparte factuur maken i.p.v. een verzamelfactuur?

Ja, dat kan. In het contract van de klant is onder tabblad Facturatie een optie te vinden "Factuur splitsen per persoon'. Als deze optie is aangevinkt dan worden de facturen op persoonsniveau opgemaakt.

Is het mogelijk om de factuur nog aan te passen?

Ja, dat is mogelijk zolang de factuur niet definitief is gemaakt. Dat kan eenvoudig door naar de betreffende factuurregel te gaan en dan kan via het potloodje voor de factuuregel de hele factuuregel aangepast worden.

Hoe kan ik het lettertype vergroten in mijn factuur layout?

Als je in de factuur ontwerp editor het tekstkader aanklikt dan kun je via het menu dat daarboven verschijnt 'Normal' aanklikken. Je kunt nu kiezen uit verschillende lettergroottes.

Hoe werkt de QR code in de factuur template?

In de voorbeeld factuur template is een QR code toegevoegd die je overigens in de ontwerpmodus weer kunt verwijderen als je dat niet nodig vindt. De QR code maakt betalen van de factuur voor de ontvanger makkelijker. De QR code kan via de bank app van degene die de factuur gaat betalen gescand en direct betaald worden.

Kan ik de facturatie van ZP-desk direct koppelen aan mijn boekhoudsysteem?

Op dit moment is dat nog niet mogelijk. Wij werken wel aan externe integraties. Stuur ons een e-mail op support@zp-desk.nl en vertel ons welk boekhoudpakket je gebruikt. Wij kijken dan wat er in de (nabije) toekomst mogelijk is. Er is nu wel een oplossing om je facturen van ZP-desk rechtstreeks te uploaden naar je boekhoudpakket. Zie hiervoor het volgende antwoord in de FAQ.

Hoe kan ik mijn facturen uploaden naar mijn boekhoudpakket?

In steeds meer boekhoudpakketten is het mogelijk een e-mailadres aan te maken voor het ontvangen van facturen. Ze worden dan al klaargezet voor het inboeken in de boekhouding. Bij instellingen kun je een extra e-mailadres voor je boekhoudpakket toevoegen. Op het moment dat de factuur naar je opdrachtgever wordt verstuurd, stuurt ZP-desk automatisch ook een factuur in PDF-formaat naar je boekhoudpakket.

Kan ik alle openstaande facturen voor een klant in één keer versturen?

Het is nu nog niet mogelijk om een overzicht te maken van alle openstaande facturen per klant. Het is wel de bedoeling dat die functionaliteit er komt. Nu is het alleen mogelijk een betalingsherinnering van een factuur te maken, waarvan de betalingstermijn is verlopen.

Hoe maak ik een creditnota in ZP-desk?

Ga naar Facturen/factuurhistorie en selecteer de factuur die je wilt crediteren. Klik rechtsboven in het menu op crediteren. Er wordt nu een credit- én een debetfactuur in concept geplaatst. Wil je alleen een creditfactuur maken dan verwijder je de concept debetfactuur. Wil je een credit- én een nieuwe aangepaste factuur maken dan kun je meteen de debetfactuur bewerken. Daarna kun je beide facturen definitief maken en versturen.

ik kan mijn factuur niet versturen, omdat mijn opdrachtgever de uren niet wil goedkeuren.

Als je opdrachtgever het (niet) meer nodig vindt dat hij eerst de uren goedkeurt vraag dan dat hij deze voor de laatste keer goedkeurt. Daarna kun je in tabblad Goedkeurders bij contracten/klanten alle goedkeurders verwijderen en vanaf dat moment worden je geschreven uren automatisch goedgekeurd zodat je deze stap om een factuur te maken kunt overslaan. TIP: Als je een externe goedkeurder toevoegt dan is het verstandig jezelf ook meteen toe te voegen als 2e goedkeurder, zodat je zelf ook de mogelijkheid houdt om je eigen uren goed te keuren als de opdrachtgever om e.o.a. reden niet in staat is om je uren goed te keuren of als hij het niet meer nodig vindt.

Wat gebeurt er als ik geen goedkeurder toevoeg aan een nieuw contract?

Als je geen goedkeurder toevoegt aan een contract dan worden je geschreven uren automatisch goedgekeurd.

Op een van mijn apparaten wordt ZP-desk niet goed weergegeven. Wat kan ik doen?

Het kan zijn dat je een zogenaamde Adblocker gebruikt om advertenties en tracking cookies in de webbrowser te blokkeren. Zet de Adblocker uit voor de website van ZP-desk. Mochten de problemen blijven bestaan, neem dan contact op met de supportafdeling en vergeet niet je browser (bijvoorbeeld Google Chrome) en apparaat (bijvoorbeeld MacBook Pro met OS X) te vermelden.

Kan ik mijn gegevens extra beveiligen met tweetrapsauthenticatie?

Ja, dat kan. Hiervoor dien je eerst de Google Authenticator te downloaden op je Smartphone. Je kunt via instellingen (rechtsboven het poppetje aanklikken en dan naar instellingen) en vervolgens onder beveiliging tweetrapsautheticatie kiezen. Volg verder de aanwijzigingen.

Hoe kan ik verbetersuggesties doorgeven voor ZP-desk?

We ontvangen graag feedback om ZP-desk verder te verbeteren. Je kunt via instellingen rechtsboven het poppetje aanklikken en dan naar "Contact support@zp-desk.nl" of als je je niet in de applicatie bevindt dan via de reguliere weg door een e-mail te sturen aan support@zpdesk.nl.

Kan ik een fout die ik heb gemaakt met uren schrijven alleen aanpassen in de conceptfactuur?

Nee, hiervoor is een nettere oplossing. Ga hiervoor naar de conceptfactuur en verwijder de factuuregel (via het potloodje voor de factuurregel). De uren worden dan teruggezet naar de urenregistratie waar je de correctie kunt doorvoeren. Als je daarna opnieuw de uren op de factuur plaatst, worden de gecorrigeerde uren automatisch weer op de conceptfactuur bijgeplaatst.

Ik kan naar mijn boekhoudpakket digitale verkoopfacturen mailen. Ondersteunt ZP-desk dit?

Verkoopfacturen (inclusief eventuele bijlagen) kunnen automatisch naar één of meer e-mailadressen gemaild worden nadat de factuur is gefinaliseerd. Ga via je Profiel naar Instellingen en kies voor Facturen automatisch doorsturen. Je kunt daar het door de boekhouder aangemaakte e-mailadres toevoegen. Let wel op dat de meeste boekhoudpakketten alleen van een geregistreerd e-mailadres documenten kunnen ontvangen. ZP-desk gebruikt als verzender het e-mailadres app@zp-desk.nl. Geef dit aan je boekhouder door zodat hij dit e-mailadres kan registreren in het boekhoudpakket.

Wat kan ik doen als mijn vraag niet in de FAQ lijst staat?

Je kunt via instellingen rechtsboven het poppetje aanklikken en dan naar "Contact support@zp-desk.nl" of als je je niet in de applicatie bevindt dan via de reguliere weg door een e-mail te sturen aan support@zp-desk.nl. Je ontvangt dan z.s.m. een antwoord op je vraag. Als er meer soortgelijke vragen binnenkomen zullen we die aan de FAQ lijst toevoegen.

Mocht je vraag er niet bij staan neem dan contact met ons op via e-mail support@zp-desk.nl.