Veelgestelde vragen

De ZP-lite en de ZP-solo versies van ZP-desk zijn geschikt voor Zelfstandige Professionals die hun expertise verhuren aan opdrachtgevers op basis van een vooraf afgesproken uurtarief. De ZP-intermediair versie is geschikt voor intermediairs die zelfstandige professionals doorlenen aan hun klanten.

1. Ga naar https://app.zp-desk.nl en maak een account aan.
2. Selecteer menuoptie Contracten en maak een nieuw contract aan. Zorg dat je alle tabbladen invult.
3. Selecteer menuoptie Tijdregistratie/Uren invoeren.

Als alle uren zijn geschreven en je bent gereed om te factureren dan kun je de uren zelf goedkeuren of door de klant laten goedkeuren via menuoptie Tijdregistratie/Uren goedkeuren (optioneel) en de facturen verzenden via menuoptie Facturen/facturen verzenden.

Ja dat is mogelijk. Je kunt via instellingen (rechtsboven het poppetje aanklikken en dan naar instellingen) naar "Eerste factuurnummer". Je kunt daar je eerste volgnummer kiezen. Kies daar het laatste nummer van je huidige administratie. ZP-desk zal de volgende factuur aanmaken met dat nummer. Het is op die plek overigens ook mogelijk om een opmaak in te stellen voor het factuurnummer. Bijvoorbeeld F2021-03-51 (F{Jaar}-{Maand}-{volgnummer})

Je bent volledig vrij om de layout precies naar wens na te maken. Je beschikt met ZP-desk over een drag-and-drop layout. Je krijgt als het ware een digitaal A4 formulier voor je, waarop je de elementen kunt verslepen totdat ze goed staan. Je hebt de keuze om een afbeelding, tekstvak met opmaak, QR code of een rechthoek toe te voegen. Je kunt hiermee praktisch alle layouts nabouwen.

Ga hiervoor naar instellingen (rechtsboven het poppetje aanklikken en dan naar instellingen). Hier zie je de opties om je basis in te richten.

Bij het verzenden van je factuur biedt ZP-desk je de keuze om de urenstaat automatisch mee te sturen. De ontvanger krijgt dan in de bijlage naast de factuur ook een PDF-bestand met de urenspecificatie. De layout van de urenstaat kun je ook aanpassen.

Ja, dat kan. Bij instellingen kun je de templates aanpassen voor zowel de e-mail voor de factuur als de e-mail voor de betalingsherinnering.

Ja, dat kan. Hoewel ZP-desk gemaakt is om gemakkelijk een factuur te sturen op basis van geschreven uren, is het ook mogelijk om een factuur los daarvan op te maken en te versturen via Facturen verzenden/Nieuwe factuur aanmaken. Je kunt dan met de + voor de factuurregel handmatig factuurregels toevoegen en met het potloodje voor de factuurregel ook weer wijzigen.

Ja, dat is mogelijk door op de + onder de laatste factuuregel te klikken. Je kunt dan handmatig een nieuwe factuurregel toevoegen.

Ja, je kunt meerdere bijlagen met de factuur mee te sturen. Als je de factuur definitief maakt dan krijg je de mogelijkheid om bijlagen mee te sturen.

Nee, maar op termijn maken we het mogelijk dat je de urenregistratie van ZP-desk in de App Store (iOS) en de Google Play Store (Android) kunt downloaden en gewerkte uren en gereden kilometers eenvoudig via de App kunt bijhouden.

Ja, dat kan. In het contract van de klant is onder tabblad Facturatie een optie te vinden "Factuur splitsen per persoon'. Als deze optie is aangevinkt dan worden de facturen op persoonsniveau opgemaakt.

Ja, dat is mogelijk zolang de factuur niet definitief is gemaakt. Dat kan eenvoudig door naar de betreffende factuurregel te gaan en dan kan via het potloodje voor de factuuregel de hele factuuregel aangepast worden. Als de factuur al definitief is gemaakt dan dient de foutieve factuur eerst gecrediteerd te worden en vervolgens kan er een nieuwe correcte factuur gemaakt worden.

Als je in de factuur ontwerp editor het tekstkader aanklikt dan kun je via het menu dat daarboven verschijnt 'Normal' aanklikken. Je kunt nu kiezen uit verschillende lettergroottes.

In de voorbeeld factuur template is een QR code toegevoegd die je overigens in de ontwerpmodus weer kunt verwijderen als je dat niet nodig vindt. De QR code maakt betalen van de factuur voor de ontvanger makkelijker. De QR code kan via de bank app van degene die de factuur gaat betalen gescand en direct betaald worden.

Ja, maar dat hangt van het boekhoudpakket af. Er zijn nu integraties mogelijk met boekhoudpakketten Exact Online en e-Boekhouden.nl. In ZP-desk is via instellingen de koppelingen te maken. Er is ook een andere een oplossing door je facturen van ZP-desk rechtstreeks te uploaden naar je boekhoudpakket. Zie hiervoor het volgende antwoord in de FAQ onder de vraag 'Ik kan naar mijn boekhoudpakket digitale verkoopfacturen mailen. Ondersteunt ZP-desk dit?'.

Verkoopfacturen (inclusief eventuele bijlagen) kunnen automatisch naar één of meer e-mailadressen gemaild worden nadat de factuur is gefinaliseerd. Ga via je Profiel naar Instellingen en kies voor Facturen automatisch doorsturen. Je kunt daar het door de boekhouder aangemaakte e-mailadres toevoegen. Let wel op dat de meeste boekhoudpakketten alleen van een geregistreerd e-mailadres documenten kunnen ontvangen. ZP-desk gebruikt als verzender het e-mailadres app@zp-desk.nl. Geef dit aan je boekhouder door zodat hij dit e-mailadres kan registreren in het boekhoudpakket.

Het is nu nog niet mogelijk om een overzicht te maken van alle openstaande facturen per klant. Het is wel de bedoeling dat die functionaliteit er komt. Nu is het alleen mogelijk een betalingsherinnering van een factuur te maken, waarvan de betalingstermijn is verlopen.

Ga naar Facturen/factuurhistorie en selecteer de factuur die je wilt crediteren. Klik rechtsboven in het menu op crediteren. Er wordt nu een credit- én een debetfactuur in concept geplaatst. Wil je alleen een creditfactuur maken dan verwijder je de concept debetfactuur. Wil je een credit- én een nieuwe aangepaste factuur maken dan kun je meteen de debetfactuur bewerken. Daarna kun je beide facturen definitief maken en versturen.

Als je opdrachtgever het (niet) meer nodig vindt dat hij eerst de uren goedkeurt vraag dan dat hij deze voor de laatste keer goedkeurt. Daarna kun je in tabblad Goedkeurders bij contracten/klanten alle goedkeurders verwijderen en vanaf dat moment worden je geschreven uren automatisch goedgekeurd zodat je deze stap om een factuur te maken kunt overslaan. TIP: Als je een externe goedkeurder toevoegt dan is het verstandig jezelf ook meteen toe te voegen als 2e goedkeurder, zodat je zelf ook de mogelijkheid houdt om je eigen uren goed te keuren als de opdrachtgever om e.o.a. reden niet in staat is om je uren goed te keuren of als hij het niet meer nodig vindt.

Als je geen goedkeurder toevoegt aan een contract dan worden je geschreven uren automatisch goedgekeurd.

Het kan zijn dat je een zogenaamde Adblocker gebruikt om advertenties en tracking cookies in de webbrowser te blokkeren. Zet de Adblocker uit voor de website van ZP-desk. Mochten de problemen blijven bestaan, neem dan contact op met de supportafdeling en vergeet niet je browser (bijvoorbeeld Google Chrome) en apparaat (bijvoorbeeld MacBook Pro met OS X) te vermelden.

Ja, dat kan. Hiervoor dien je eerst de Google Authenticator te downloaden op je Smartphone. Je kunt via instellingen (rechtsboven het poppetje aanklikken en dan naar instellingen) en vervolgens onder beveiliging tweetrapsautheticatie kiezen. Volg verder de aanwijzigingen.

We ontvangen graag feedback om ZP-desk verder te verbeteren. Je kunt via instellingen rechtsboven het poppetje aanklikken en dan naar "Contact support@zp-desk.nl" of als je je niet in de applicatie bevindt dan via de reguliere weg door een e-mail te sturen aan support@zpdesk.nl.

Nee, hiervoor is een nettere oplossing. Ga hiervoor naar de conceptfactuur en verwijder de factuuregel (via het potloodje voor de factuurregel). De uren worden dan teruggezet naar de urenregistratie waar je de correctie kunt doorvoeren. Als je daarna opnieuw de uren op de factuur plaatst, worden de gecorrigeerde uren automatisch weer op de conceptfactuur bijgeplaatst.

Ja, u kunt via instellingen en koppelingen e-Boekhouden.nl selecteren en vervolgens de instructies volgen om de koppeling te realiseren.

Ja, u kunt via instellingen en koppelingen Exact Online selecteren en vervolgens de instructies volgen om de koppeling te realiseren.

Vermoedelijk heeft u de betalingstermijn niet ingesteld in Exact. Als dat niet is ingesteld vinden de boekingen niet plaats. U kunt hiervoor via de bedrijfsnaam linksboven on het scherm van Exact Online naar instellingen gaan. Daarna gaat u naar het tabblad Financieel en stelt u de betalingsconditie (verkoop) in. Probeert u het daarna nogmaals.

Het doorlenen van een zelfstandige professional vindt plaats wanneer de inlenende partij de zelfstandige professional vervolgens weer ter beschikking stelt aan een derde partij. In feite wordt de zelfstandige professional dus niet bij de inlener zelf ter beschikking gesteld maar gaat deze via de inlener aan de slag bij een ander bedrijf.

Self-billing wordt ook wel ‘reversed billing’ of ‘reverse billing’ genoemd. Hierbij wordt het facturatieproces omgedraaid en dat houdt in dat niet de zelfstandige professional de factuur opmaakt, maar de opdrachtgever.

Het doorlenen van zelfstandige professionals vindt plaats wanneer een intermediair de zelfstandige contracteert en vervolgens weer ter beschikking stelt aan een ander bedrijf. In feite wordt de zelfstandige dus niet bij de intermediair zelf ter beschikking gesteld maar gaat deze via de intermediair aan de slag bij een ander bedrijf.

Je kunt via instellingen rechtsboven het poppetje aanklikken en dan naar "Contact support@zp-desk.nl" of als je je niet in de applicatie bevindt dan via de reguliere weg door een e-mail te sturen aan support@zp-desk.nl. Je ontvangt dan z.s.m. een antwoord op je vraag. Als er meer soortgelijke vragen binnenkomen zullen we die aan de FAQ lijst toevoegen.